Sobre o Docs Digitais

Docs Digitais, o antigo Digidoc, surgiu em 2010 como solução para um problema que sempre se apresentou no escritório de contabilidade pública em que eu trabalhava.

Eu fazia um sistema contábil para o escritório e na mesa ao lado ficava a consultora jurídica do escritório. Semanalmente eu assistia a peregrinação de prefeitos que lá se dirigiam para solicitar ajuda quanto a processos que eles estavam envolvidos para devolução de valores em desacordo com alguma prestação de contas entregue ao Tribunal de Contas responsável pela prefeitura.

Acontece que os processos eram de muitos anos antes e era necessário ter em mãos os documentos da contabilidade da gestão daquele prefeito e esse era o grande problema porque normalmente o gestor não estava mais no cargo e esses documentos pertenciam a prefeitura e não ao prefeito. A questão toda é que o gestor atual não era do mesmo lado político do gestor que estava sendo processado e não tinha interesse em fornecer tais documentos.

Legalmente o gestor atual é responsável pela guarda dos documentos de gestões anteriores, mas normalmente esses documentos são negligenciados e o gestor não vai destacar um funcionário para fazer buscas nesses papéis se não houver interesses particulares da atual gestão. Em resumo, o gestor processado não tinha acesso aos documentos e sem eles ficava muito difícil fazer uma defesa consistente no processo.

Assistindo a isso semanalmente me veio a ideia de digitalizar todos os documentos da gestão e guardá-los em mídia digital. No momento do término da gestão, o gestor poderia fazer cópia dos documentos e levar consigo resguardando sua administração de possíveis processos futuros e se protegendo para uma defesa mais consistente.

Foi assim que surgiu o Digidoc, um programa para armazenar documentos digitalizados em mídia e em banco de dados de forma que fosse possível recuperar os documentos a partir de informações registradas em banco de dados com vínculo a cada documento.

Apesar de parecer simples, o processo de digitalização e indexação de documento requer um apreço e disciplina para que funcione perfeitamente. O sistema de controle de documentos é bem simples, a dificuldade está em conseguir abastecer o sistema com documentos válidos e não deixar nenhum deles fora do sistema. Afinal, nunca se sabe qual documento será necessário futuramente em uma possível defesa.

É importante citar que qualquer empresa ou profissional liberal com grande volume de papéis pode fazer uso do sistema para melhor administração dos documentos.

O sistema foi testado com outros tipos de clientes como hospitais, cartórios, advogados, contadores e em várias situações reais chegando a marca de 3 milhões de páginas indexadas. Hoje, simples, consistente e funcional, é oferecido com o nome de Docs Digitais.